Opisy stanowisk pracy to jedno z podstawowych narzędzi efektywnej polityki zarządzania zasobami ludzkimi. Wydawało by się zatem, że wszyscy doskonale wiemy jak je tworzyć oraz wykorzystywać. Niestety – nic bardziej błędnego. Ilość popełnianych w różnych organizacjach błędów skłoniła mnie do próby wyłonienia kilku najważniejszych aspektów opisów stanowisk pracy oraz zastanowienia się jak można uprościć cały proces tworzenia opisów.
Po wielu konsultacjach z ponad 100 specjalistami HR doszliśmy do wniosku, że można wyróżnić 5 bazowych aspektów użytecznych opisów stanowisk:
1. Informacje podstawowe: nazwa, cel, umiejscowienie w strukturze, poziom zaszeregowania,
2. Wymagania stanowiskowe – głównie kwalifikacje i doświadczenie,
3. Upoważnienia / uprawnienia oraz odpowiedzialność
4. Oczekiwania dotyczące pracy: wskaźniki efektywności, zadania i kompetencje
5. Warunki pracy: wyposażenie, uciążliwości, zagrożenia, dodatkowe wymogi Ryc. Ilość osób (w procentach) wskazujących na dany aspekt jako niezbędny
Wskazówki tworzenia opisów
Skoro do zbudowania użytecznych opisów stanowisk wystarczy uwzględnienie 5 aspektów to można teraz zastanowić się jak je wprowadzić aby zoptymalizować swoją pracę.
Informacje podstawowe
To jest element informacyjny – niezbędny aby zorientować się w specyfice stanowiska. Nazwa, umiejscowienie w strukturze oraz poziom zaszeregowania powinny być określone w innych dokumentach i opracowaniach (regulaminy organizacyjne, siatka płac etc.). Można to wykorzystać i wcześniej przygotować jednoznaczne zestawienie w tabeli.
Rozwiązanie takie pozwala zautomatyzować tą część procesu. W trakcie tworzenia opisów wystarczy wpisać nazwę stanowiska aby pozostałe elementy same się uzupełniły. Oczywiście wymaga to wykorzystania narzędzia IT – nawet na bazie Excela.
Wymagania stanowiskowe – kwalifikacje i doświadczenie
Te zapisy są najbardziej użyteczne w procesie rekrutacji i selekcji oraz w planowaniu ścieżek kariery. Chodzi o jednoznaczne wskazanie czego wymagamy od osób aspirujących do podjęcia pracy na tym stanowisku. Myśląc o doświadczeniu warto przyjąć zasadę, że zawsze określamy ją w jednostkach czasowych (miesiące lub lata). Wystarczy jeszcze wskazać o jaki rodzaj doświadczenia chodzi (w pracy w ogóle, na określonych stanowiskach i/lub w określonej roli) aby przygotować prostą tabelę do wypełnienia.
Jak łatwo zauważyć proponuję również wprowadzenie rozróżnienia na doświadczanie wymagane (niezbędne minimum do objęcia danego stanowiska) i pożądane – takie jakie chcielibyśmy. Pozwala to na bardziej elastyczne uwzględnianie różnych wymagań.
Podobnie z kwalifikacjami – można wyróżnić wymagane i pożądane a dodatkowo wyszczególnić rodzaje kwalifikacji – np.: wykształcenie, kursy oraz uprawnienia. W ten sposób tworzymy następną część tabeli. Takie tabele ukierunkowują myślenie osób tworzących opisy i znacząco przyśpieszają pracę.
Upoważnienie / uprawnienia oraz odpowiedzialność
Dzięki tym zapisom sami pracownicy i ich przełożeni mają jasność do czego mają prawo oraz za co personalnie odpowiadają. Najczęściej da się to zapisać w kilku punktach pamiętając, że szczegółowe rozwiązania w tym zakresie często są regulowane innymi dokumentami. W opisie stanowiska nie ma potrzeby powielać tych zapisów a jedynie wskazać główne zakresy upoważnień i odpowiedzialności.
Oczekiwania dotyczące pracy – wskaźniki efektywności, zadania i kompetencje
To jest kwintesencja opisów stanowisk – określamy zakres oczekiwań efektywnościowych, zakres realizowanych zadań i niezbędne przygotowanie. Wszystkie te elementy warto traktować łącznie. Wskaźniki efektywności określają to czego ostatecznie oczekujemy od pracowników. Zadania to sposób dochodzenia do określonych poziomów efektywności. Kompetencje z kolei to wewnętrzne zasoby niezbędne do prawidłowej realizacji zadań. Są to też zapisy sprawiające najwięcej kłopotów. Dlatego proponuję aby przed przystąpieniem do tworzenia samych opisów stanowisk przygotować odpowiednie listy – zestawienie KPI, katalog zadań wykonywanych w organizacji oraz zbiór kompetencji. Dzięki temu zabiegowi uzupełnianie opisów polega głównie na wyborze poszczególnych elementów. Można to jeszcze bardziej usprawnić jeśli KPI, zadania i kompetencje polinkujemy z oznaczeniami numerycznymi. Wówczas wybierając np. jakieś zadanie wystarczy że wpiszemy jego numer a treść sama się uzupełni.
Często spotykam się z zastrzeżeniem, że przygotowanie takich list wymaga dodatkowej pracy. I tak w rzeczywistości jest. Tyle tylko, że raz przygotowane listy można wykorzystywać wiele lat i nie tylko w odniesieniu do opisów stanowisk pracy. Ponadto nie zawsze musimy zaczynać pracę od „czystej kartki”. Na rynku coraz więcej jest opracowań (katalogi kompetencji, indeksy KPI, inwentarze zadań), które z powodzeniem można wykorzystać jako punkt wyjścia.
Warunki pracy
To są często dodatkowe kryteria opisu (nie wszyscy przedstawiciele HRM byli gotowi uznać je za kluczowe). Mogą jednak okazać się bardzo pomocne zarówno w organizowaniu pracy jak i np. w procesie wartościowania. Także w tym przypadku, przy odrobinie dobrych chęci, możemy przygotować odpowiednie listy. Umożliwia to nam nie tyle tworzenie kolejnych zapisów lecz dokonywanie wyboru co znakomicie przyspiesza pracę.
I na tym zasadniczo możemy zakończyć prace nad tworzeniem opisów stanowisk. Z doświadczenia wiem, że skupienie się na tych pięciu aspektach i wykorzystanie opisanych pomocy umożliwia przygotowanie rzetelnego opisu stanowiska w trakcie od 45 minut do 1,5 godziny co naprawdę nie wydaje się dużym przedsięwzięciem, szczególnie jeśli uwzględnimy korzyści wynikające z takiego opisu.
