Motto: „Jakie rozpoczęcie negocjacji, taki ich przebieg i wynik końcowy”
Negocjacje możemy podzielić na cztery fazy, charakteryzujące się odmiennymi poziomami i charakterem.
Otwarcie
Ta faza rozgrywa się na poziomie emocji i uczuć. W jej trakcie obydwie strony moją za zadanie:
- wzbudzić wzajemne zainteresowanie;
- zdobyć sympatię drugiej strony;
- zbudować wzajemne zaufanie.
Często ten etap negocjacji jest przez wielu negocjatorów niestety niedoceniany.
Ma on szczególne znaczenie przy pierwszym spotkaniu stron stołu negocjacyjnego.
Ta faza służy: poznaniu się i budowaniu atmosfery wzajemnej sympatii i zaufania, niezbędnego do prawidłowego przebiegu negocjacji i prowadzącego ostatecznie do osiągnięcia wspólnego konsensusu.
W przypadku wielu kręgów kulturowych, szczególnie krajów azjatyckich, faza otwarcie może być bardzo długa i pierwsze negocjacje mogą ograniczyć się jedynie do wzajemnego poznania się stron. Dopiero po tej fazie przechodzi się do prowadzenia konkretnych rozmów.
Również w negocjacjach między wieloletnimi partnerami biznesowymi etap otwarcia może trwać względnie długo i służyć przede wszystkim pielęgnowaniu tych relacji.
Faza ta poza sferą bezpośredniego i osobistego poznania się przez negocjatorów, stanowi także możliwość zdobycia ogólnych a nawet bardzo szczegółowych informacji o: aktualnej sytuacji i tendencjach rozwojowych rynku, pozycji partnera negocjacyjnego oraz jego lub własnej konkurencji.
W tej fazie strony często też ustalają reguły postępowania i procedury organizacyjne prowadzenia negocjacji. Mają one szczególne znaczenie w przypadku dużego skomplikowania przedmiotu negocjacji, jak wysoko przetworzone produkty techniczne czy projekty inwestycyjne lub w sytuacji, że w negocjacjach uczestniczą zespoły negocjacyjne wieloosobowe samych negocjatorów lub z udziałem doradców, konsultantów lub tłumaczy.
Negocjacja właściwa
Ta faza przebiega na poziomie racjonalności.
Często rozpoczynana jest słowami „a teraz przejdźmy do konkretów”.
Jej niezbędne elementy to: określenie wzajemnych stanowisk (przedmiot, oczekiwania, intencje i cele negocjacyjne stron), argumenty rzeczowe oparte na faktach, kryteria wyboru i oceny możliwych rozwiązań, warunki graniczne i BATNY obydwu stron, przyjęte strategie i techniki negocjacyjne.
W tej fazie szczególnego znaczenia nabiera otwarcie cenowe, warunkujące przebieg i ostateczny wynik negocjacji. Przy licytacji początkowej należy mierzyć wysoko, ale działać z poczuciem realizmu. Liczą się tylko realne oferty zgodne z tradycjami i charakterem danego rynku lub asortymentu, gdyż wyjście z ofertą zbyt wysoką lub zbyt niską (zależnie od pozycji przy stole negocjacyjnym) może być uznane przez drugą stronę jako niepoważne a nawet obrażające. Może to doprowadzić do trudnej do wybrnięcia sytuacji na samym początku lub nawet zerwania pertraktacji.
Warto dysponować kilkoma różnymi wariantami rozwiązań.
Punkt środkowy jest osią grawitacji, do której winny dążyć obydwie strony.
Należy ustępować z wyczuciem, zbliżać się powoli do swojego minimum, zwiększając opór przed jego pokazaniem i ustaleniem. Wyznaczone sobie minimum należy bronić twardo, ale nie należy przesadzać ze sztywnością. Ustępstwa drugiej strony należy przyjmować spokojnie, bez żadnego triumfalizmu, swoje ustępstwa zgłaszać zaś z dużymi wahaniami.
W tej grze negocjacyjnej niezmiernie istotne jest śledzenie słów i gestów drugiej strony, stanowiących najważniejsze źródło informacji o stanie emocjonalnym oraz zakresie elastyczności negocjacyjnej partnera /przeciwnika (zależnie od charakteru negocjacji i relacji łączących ich uczestników).
Zamknięcie negocjacji
Ta faza obejmuje poziom woli i intencji stron.
Jej niezbędnym elementem jest dojście do konsensusu poprzez jest wybór jednego rozwiązania spośród wielu rozpatrywanych opcji, ustalenie planu wspólnych działań, najczęściej (choć czasami nie jest to konieczne) sformalizowanie wyników negocjacji w postaci kontraktu regulującego wszystkie ustalone parametry cenowe, terminy i warunki dostaw, warunki płatności, ubezpieczenia, kar z tytułu niewykonania umowy, itd.
W tej fazie niezmiernie ważne jest właściwe odczytanie sygnałów zbliżania się do zamknięcia, takich jak:
- coraz mniejsze obustronne ustępstwa cenowe i w zakresie innych warunków handlowych;
- zadawanie szczegółowych pytań;
- w mowie ciała –zbliżanie się negocjatorów do siebie, potakiwanie;
- okazywanie entuzjazmu i zadowolenia na twarzy.
Negocjacje zakupowe nie kończą się jednak w momencie zakończenia rozmów, gdyż realizacja umowy jest też częścią procesu negocjacyjnego. Problemy z jakością, terminem realizacji kontraktu czy płatnicze mogą być sygnałem, że w czasie negocjacji nie zostały uwzględnione wszystkie konieczne ich aspekty.
Większość negocjacji stanowi wstęp do dalszej, często wieloletniej współpracy handlowej, dlatego też niezmiernie ważna jest realizacja pierwszych ustaleń i wzajemne wywiązywanie się z przyjętych zobowiązań.
Kontrola negocjacji
Jest to poziom analityczny, obejmujący odpowiedź na pytania odnośnie:
- sposobu i zakresu przygotowania się do negocjacji;
- właściwego zdefiniowania celów negocjacyjnych ścieżek dojścia do optymalnego rozwiązania;
- przebiegu negocjacji pod względem zastosowanych technik i efektywności sposobów komunikacji z partnerem negocjacyjnym;
- oceny przebiegu i ostatecznych rezultatów negocjacji.
Ta faza winna być zakończona sformułowaniem konkretnych wniosków na przeszłość odnośnie stosowanych narzędzi i technik w odniesieniu do danego partnera negocjacyjnego.
